Wenn Sie ein großes Projekt mit verschiedenen Beteiligten leiten, wissen Sie, dass eine reibungslose Zusammenarbeit der Schlüssel zum Erfolg ist. Eine der einfachsten Möglichkeiten zur Verwaltung Ihrer Baudokumentation ist die Verwendung einer Common Data Environment (CDE) wie Bricsys® 24/7.
Hier sind sechs wichtige Dinge, die Sie beim Start eines neuen Projekts beachten sollten, um Ihr CDE auf Erfolg auszurichten!
1. Dateneigentum
Sie können sicherstellen, dass die Daten in Ihrem CDE konsistent, hochwertig und sicher sind, indem Sie klare Richtlinien und Verfahren zur Datenverwaltung festlegen. Definieren Sie die Rolle und Verantwortung jedes Beteiligten für das Datenmanagement, einschließlich Dateneigentum (Projektbesitzer, Administratoren), Zugriffskontrollen und und Verwaltung des Datenlebenszyklus. Es empfiehlt sich, Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Informationen zu implementieren (MFA) und die Einhaltung relevanter Vorschriften (z. B. DSGVO, ISO 19650) sicherzustellen.
2. Erleichterung der Zugriffskontrolle und Kontoberechtigungen
Sie sollten in Ihrem CDE detaillierte Zugriffskontroll- und Berechtigungseinstellungen definieren, um den Zugriff auf vertrauliche Informationen einzuschränken und sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer bestimmte Daten anzeigen, bearbeiten oder freigeben können. Implementieren Sie dann rollenbasierte Zugriffskontrollprozesse, um jedem Benutzer auf Grundlage seiner Rolle, Verantwortlichkeiten und Projektanforderungen die entsprechenden Berechtigungen zuzuweisen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Zugriffskontrolleinstellungen regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um Änderungen bei Projektbenutzern oder -anforderungen widerzuspiegeln.
3. Verstehen Sie die Verwaltung des Datenlebenszyklus in Ihren Projekten
Die Verwaltung des Datenlebenszyklus in einem CDE erfordert sorgfältige Planung, Koordination und Überwachung, um sicherzustellen, dass die Daten effektiv verwaltet, geschützt und zur Unterstützung der Geschäftsziele verwendet werden, während gleichzeitig Compliance- und Sicherheitsstandards eingehalten werden.
Quelle: G2.com
Der Datenlebenszyklus läuft wie folgt ab:
- Datenerstellung
- Datenspeicherung
- Datennutzung: Verarbeiten, Analysieren, Teilen, Zusammenarbeiten
- Datenarchivierung: Aufbewahrung und Compliance
- Datenlöschung
4. Kompatibilität zwischen Systemen
Kompatibilität ist von entscheidender Bedeutung. Damit Ihre Projekte reibungslos ablaufen, müssen Sie bei Bedarf Zugriff auf Ihre Projektdokumentation haben. Stellen Sie sicher, dass Ihr CDE die Interoperabilität zwischen Softwareanwendungen und Dateiformaten unterstützt, die häufig in Bauprojekten verwendet werden, wie z. B. Building Information Modeling Software (BIM), CAD-Tools und Projektmanagementplattformen. Eine weitere Überlegung ist, ob Ihr CDE branchenübliche Datenaustauschformate (z. B. IFC) und Interoperabilitätsstandards verwendet, um einen nahtlosen Datenaustausch und die Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten zu ermöglichen.
5. Versionskontrolle und Revisionsmanagement
Um sicherzustellen, dass Ihr Team auf dem gleichen Stand ist, implementieren Sie Versionskontroll- und Revisionsverwaltungsprozesse, um Änderungen an Projektdokumenten, Modellen und anderen Daten in Ihrem CDE zu verfolgen. Wir empfehlen die Verwendung von Versionskontrollsoftware oder -plattformen, um eine einzige zuverlässige Quelle zu gewährleisten, Revisionen zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf die neuesten Informationen zugreifen können. Um Änderungen effektiv zu verwalten und die Kommunikation zu verbessern, sollte auch die Einrichtung von Arbeitsabläufen und Genehmigungsprozessen in Betracht gezogen werden. Arbeitsablauf-Vorlagen sind hilfreich, um standardisierte Genehmigungsprozesse für die Dokumentenprüfung, -genehmigung und -verteilung zu definieren.
6. Zusammenarbeit und Kommunikation
Sie können die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Projektbeteiligten erleichtern, indem Sie Tools und Funktionen bereitstellen, die Echtzeitkommunikation und den Dokumentenaustausch innerhalb Ihres CDE unterstützen. Cloudbasierte Kollaborationsplattformen oder Projektmanagementsoftware mit Funktionen wie Instant Messaging, Dokumentfreigabe, Aufgabenverwaltung und Arbeitsablauf-Automatisierung fördern die aktive Teilnahme, um die Projektergebnisse zu verbessern.
Diese Überlegungen helfen Ihnen beim Aufbau einer robusten Common Data Environment, die die Zusammenarbeit bei Bauprojekten unterstützt, die Kommunikation und Koordination zwischen den Projektbeteiligten verbessert und die Effizienz und Qualität der Projektabwicklung steigert.
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